Memulai tim bantuan tidak boleh menjadi aktivitas yang membuat Anda kewalahan. Namun jika Anda tidak mempersiapkan diri dengan baik, bisa saja muncul beberapa hambatan yang bisa mengancam lingkungan alam tim Anda. Ikuti daftar periksa sederhana ini sehingga Anda akan membantu menghemat banyak waktu dan sakit hati dalam jangka panjang, dan sebagai gantinya bersiaplah untuk bermain dengan tim Anda.
[1] Tujuan grup Anda. Duduklah dan jalankan pernyataan misi yang terdiri dari 1-2 kalimat sehingga Anda memiliki pemahaman tentang target pasti Anda untuk kelompok tersebut.
[2] Deskripsi tim. Apa dilema yang dihadapi orang-orang dan bagaimana Anda ingin mengujinya agar dapat diperbaiki oleh tim bantuan Anda?
[3] Faktor pribadi untuk menduduki puncak grup. Apa yang membuat Anda merasa dikenal sebagai pembimbing kelompok ini? Apakah itu sesuatu yang benar-benar Anda sukai, dan bukan sesuatu yang membuat Anda tertekan? Bimbinglah untuk alasan yang baik dan benar. Jika Anda melakukannya untuk kemuliaan pribadi, Anda mungkin akan kecewa.
[4] Persetujuan. Apakah Anda ingin mencari persetujuan resmi dari suatu kelompok, gereja, atau firma, yang atas nama Anda berada di puncak grup?
[5] Kehidupan sehari-hari kelompok. Berapa ukuran gaya hidup grup yang sempurna bagi Anda? Tidak setiap tim harus bertahan tanpa akhir. Anda mungkin memilih untuk memenuhi untuk jangka waktu yang tidak terbatas, dan kemudian mengembangkan dan menyesuaikannya sesuai kebutuhan pengguna. Atau, Anda dapat memutuskan untuk menanyai orang-orang yang berkomitmen untuk jangka waktu tertentu, dan kemudian berkomitmen kembali jika mereka terus ingin memenuhi setelah tanggal tersebut?
[6] Frekuensi pertemuan. Seberapa sering Anda ingin bertemu? Mingguan, dua bulanan, setiap bulan? Pertimbangkan jadwal individu. Apakah Anda lebih suka tujuh puluh persen muncul setiap bulan atau tiga puluh persen dua kali sebulan?
[7] Garis besar kelompok ditentukan. Bagaimana Anda akan mengisi waktu tersebut? Apakah Anda ingin orang-orang berjejaring satu sama lain, menjalankan cara mereka melalui penelitian atau buku kerja, mendengarkan pembicara dari komunitas, atau kombinasi dari semua ini? Menurut Anda, apa yang diinginkan rekan Anda?
[8] Lokasi. Di mana tepatnya Anda akan berkumpul? Apakah jarak berkendara yang lebih pendek bagi sebagian besar anggota? Apakah ini dapat diakses oleh penyandang disabilitas? Pernahkah Anda menemukan suasana yang nyaman di mana pun ambisi Anda akan tercapai atau dapatkah hal itu mengintimidasi beberapa pengguna? Apakah penerangannya sangat baik? Jika lokasinya berada di gedung besar, apakah Anda sudah memasang tanda dan memberi tahu resepsionis jika ada orang yang memerlukan petunjuk arah? Sudahkah Anda menjelaskan kepada mereka di mana harus parkir dan apakah sudah termasuk biaya parkir?.
[9] Kehadiran. Apakah kehadiran Anda akan dibuka atau ditutup? Misalnya, bisakah semua orang datang kapan saja, atau apakah pelanggan baru hanya diterima dalam jangka waktu tertentu? Apakah ada keterampilan yang bisa ditunjukkan? Misalnya, jika tim bantuan masalah kesehatan disponsori oleh gereja, apakah anggotanya harus menghadiri gereja?
[10] Fungsi. Apakah tim ingin mengadakan arisan, seperti piknik atau berkumpul bersama kerabat? Seberapa sering?
[11] Teman-teman. Bolehkah teman atau kerabat pengguna atau teman masuk ke grup? Jika ya, apakah anggota kelompok lain merasa nyaman dengan pengaturan ini? Apakah ada pilihan untuk mengajak orang datang kapan saja atau hanya pada waktu tertentu?
[12] Proyek. Apakah orang-orang ingin diikutsertakan dalam kegiatan-kegiatan di luar rumah demi kesejahteraan orang lain secara efektif? Misalnya, apakah kelompok Anda ingin memberikan keranjang hadiah kepada orang-orang yang memiliki rumah tangga atau menawarkan pesta Natal untuk anak-anak di komunitas berpenghasilan rendah?
[13] Polis asuransi. Sudahkah Anda menyusun beberapa petunjuk dasar untuk tim? Hal tersebut harus mencakup: pernyataan privasi, harapan bahwa semua orang akan diperlakukan dengan hormat, cara mengelola konflik, bahwa tim tersebut bukan untuk keperluan industri, dan sebagainya. Jika Anda adalah tim pembimbing masalah kesehatan, Anda mungkin ingin menjelaskan secara spesifik tentang bagaimana Anda akan menangani diskusi pengobatan pengganti dan keinginan orang-orang untuk membagikan “penyembuhan” terbaru mereka.
[14] selebaran. Jenis pendidikan atau brosur apa yang tersedia? Bisakah peserta menyampaikan handout, dan jika ya, apakah mereka perlu mendapat persetujuan terlebih dahulu dari Anda atau orang lain?
[15] Pertukaran informasi sendiri. Apakah pengguna tim ingin alamat, telepon, dan/atau email mereka disebarkan ke pelanggan lain sebagai daftar agar mereka tetap pribadi dan membagikannya kepada orang lain.
[16] Pemasaran. Apa strategi Anda untuk memberi tahu orang lain tentang tim Anda? Jika tim Anda dibentuk di bawah suatu organisasi, jenis promosi apa yang cocok? Misalnya, yang dikategorikan dalam makalah area? Pengumuman di segmen kalender surat kabar? Selebaran? Apakah ada sesuatu yang tidak sah yang perlu Anda ketahui dan apakah bagian pemasaran memerlukan persetujuan?
[17] Publisitas media. Bisakah Anda membuat peluncuran push? Jika tidak, bicaralah ke mana-mana untuk mencari tahu siapa yang bersertifikat. Beri tahu mereka tentang konferensi dan acara Anda. Banyak orang memiliki pengalaman jurnalisme, kerajinan tangan, atau hubungan masyarakat yang dapat membantu.
[18] Rekaman video atau gambar. Anda mungkin ingin mempertimbangkan rekaman video konferensi kelompok untuk orang-orang yang tidak dapat hadir untuk menyaksikannya, namun Anda harus memberi tahu peserta Anda. Mereka mungkin memutuskan untuk duduk di luar jangkauan kamera atau bahkan tidak ikut serta. Matikan kamera selama waktu berbagi. Bahkan jika Anda tidak yakin bagaimana rekaman itu akan digunakan, mintalah anggota menunjukkan formulir peluncuran. Selain itu, jangan memasang film tersebut secara online tanpa memberi tahu orang-orang di video online tersebut bahwa Anda akan melakukannya.
[19] Bagian pemasaran apa yang Anda butuhkan dan siapa yang akan menata dan mendesainnya? Poster, pamflet, kartu nama, dan stiker, semuanya bisa bernilai.
[20] Komunikasi di internet. Akankah kelompok Anda mendapat manfaat dari “pusat” interaksi, di mana mereka dapat bertukar informasi dan dorongan? Anda bisa menggunakan grup email untuk saling menginspirasi, atau Anda bisa menggunakan jejaring sosial dengan banyak pilihan seperti Ning.
[21] Di situs web internet. Akankah grup Anda mendapat manfaat dari memiliki situs web tempat Anda dapat mengirimkan kalender acara, tautan balik sumber daya, pengumuman, dan banyak lainnya.? Anda dapat membuat situs web di seluruh dunia menggunakan perangkat lunak blog gratis hanya dalam beberapa menit. Situs web juga bisa menjadi cara terbaik untuk berbagi informasi online dengan tim Anda dari organisasi lain. Menerapkan RSS feed, hyperlink ke sistem radio online, dan lainnya dapat dengan cepat memberikan dukungan tim Anda yang tidak dapat Anda berikan.
[22] Penggunaan ponsel. Apakah pria dan wanita merasa nyaman dengan Anda menelepon mereka untuk mengingatkan mereka akan pertemuan, dan banyak lainnya. Apakah ada waktu yang tidak perlu Anda hubungi? Apakah boleh meninggalkan informasi? Apakah pasangan dan anak-anak mereka umumnya memberi pesan kepada mereka?
[23] Menghubungi ketua. Bagaimana Anda ingin orang-orang menelepon Anda untuk mendapatkan informasi? Ponsel, situs internet, email, dan lain sebagainya? Apa cara tercepat bagi Anda untuk membalas? Seberapa luas biasanya Anda harus bereaksi terhadap orang lain?
[24] Tagihan. Bagaimana pendekatan Anda untuk memasukkan pengeluaran untuk hal-hal seperti sewa tempat, suguhan, fotokopi, map selamat datang, dll. Apakah individu merasa nyaman dengan toples donasi atau biaya keanggotaan seperti donasi $10? Apakah ada cara lain untuk meningkatkan sumber daya tanpa meminta uang tunai kepada pelanggan Anda?
[25] Bantuan untuk ketua. Siapa yang akan mendukung Anda? Siapa yang dapat memandu Anda dalam menyiapkan, menjalankan tugas, dan melakukan panggilan telepon seluler? Jangan mempersiapkan diri untuk mengerjakan semua tugas sendiri. Anda akan memerlukan pemberdayaan dan kebutuhan untuk memberi orang lain pilihan untuk terlibat dalam tahap ini bersama kelompok.
[26] Paket selamat datang. Kumpulkan folder fakta, seperti pernyataan misi Anda, saran, selebaran bermanfaat, dan detail kontak untuk pelanggan baru. Anda dapat menemukan contoh online tentang apa yang harus diatur dalam paket Anda dan Anda dapat memperbaruinya kapan saja dengan sumber daya yang bersih.
[27] Memperoleh individu baru. Apa cara pengguna grup Anda dapat memotivasi orang lain untuk hadir. Pikirkan bersama bagaimana Anda dapat memiliki lebih banyak anggota jika ini adalah dorongan Anda.
[28] Makanan ringan. Jenis camilan apa yang boleh dimakan atau tidak dimakan seseorang? Apa preferensi mereka? Siapa yang akan membawanya? Apakah ada dana untuk hal ini jika beberapa kontributor tidak mampu menyalurkannya secara finansial?
[29] Pemecah kebekuan. Apa saja cara orang dapat mengenal satu sama lain lebih jauh tanpa harus menempatkan mereka di lokasi? Apa yang orang anggap menyenangkan, tapi tidak menakutkan? Jika tim Anda memiliki tantangan fisik, pastikan pemecah kebekuan tidak memerlukan permainan online seperti menangkap orang lain untuk melihat seberapa besar mereka memercayai Anda!
[30] Berakhir tepat waktu. Akankah Anda memprioritaskan untuk menutup konferensi tepat waktu dan kemudian memberikan waktu luang bagi orang-orang untuk mengobrol di lain waktu? Kapan Anda perlu mengosongkan ruangan? Biarkan peserta mengetahui antisipasi dan batasan Anda. Jika Anda kelelahan dan harus pulang pada waktu tertentu, kapan Anda bisa menghubungi orang tersebut? Memberi tahu mereka akan menghindari kesalahpahaman, seperti orang-orang akan terluka karena Anda tidak dapat tinggal dan mengobrol berjam-jam setelah setiap pertemuan.
[31] Angkutan. Apakah ada masalah? Akankah ada individu yang memerlukan pengalaman pada suatu acara atau untuk setiap pertemuan individu? Bagaimana kebutuhan ini dapat dipenuhi?
[32] Komunikasi. Bagaimana Anda mengatasi pemikiran yang merugikan, pelanggan yang tidak sopan, pengguna yang jarang berbagi?
[33] humor. Bagaimana Anda akan menambahkan sesuatu yang menyenangkan ke dalam kelompok Anda sehingga tidak menjadi suasana yang menyedihkan atau benar-benar egois? Biarkan semua orang tahu bahwa melampiaskan diri pada tingkat tertentu mudah dimengerti, namun Anda tidak ingin tim Anda hanya menjadi tempat orang membuang dan kemudian pergi.
[34] Permintaan atau penggunaan bisnis. Bagaimana Anda mengelola orang-orang yang ingin hadir di grup, biasanya agar orang membeli barang mereka? Bahkan dengan kebijakan yang mungkin telah Anda tetapkan, besar kemungkinan orang akan melewati batas. Apa rencana tindakan kita jika Anda mengetahui seorang anggota meminta anggota lain karena alasan profesional?
[35] Letakkan sekotak kebutuhan di samping satu sama lain. Dapatkan kotak ini ke setiap perakitan. Itu harus benar-benar memiliki tanda pengenal, pena, kertas, selebaran, folder anggota baru, lembar masuk, serbet untuk camilan, tisu dan apa pun yang dapat Anda bayangkan.
[36] Siapa yang bisa membimbing Anda? Siapa yang akan Anda datangi ketika Anda membutuhkan saran atau bantuan untuk mengatasi masalah di tim Anda? Jika grup Anda berada di bawah korporasi, gereja, dll. Apakah ada orang yang dapat membantu Anda memperbaiki masalah atau memberikan dorongan?