Saat menyelenggarakan acara kumpul-kumpul untuk acara kumpul keluarga, ada beberapa hal yang perlu Anda putuskan: tanggal, tempat, teman, menu, dan dekorasi. Anda juga harus memilih waktu yang tepat untuk para tamu dan calon ibu. Sebagian besar acara ini berlangsung pada sore hari (pukul 14.00 – 17.00) atau malam hari (pukul 17.00 atau 18.00 hingga 21.00 atau 22.00). Menggelar acara kumpul-kumpul untuk acara kumpul keluarga di malam hari adalah hal yang tidak biasa, tetapi acara makan siang untuk acara kumpul keluarga sudah menjadi tren akhir-akhir ini. Meskipun demikian, sebagian besar acara kumpul keluarga diadakan pada sore atau malam hari.
Ada kelebihan dan kekurangan untuk acara di sore atau malam hari. Sebelum mencetak undangan, pastikan Anda memeriksa jamnya dengan calon ibu dan dengan teman dekat (sahabat dan keluarga calon ibu). Selain itu, lebih baik memilih hari kerja di akhir pekan untuk acara tersebut, karena pada hari kerja semua orang bekerja dan mereka mungkin tidak punya waktu untuk datang ke acara tersebut.
Acara kumpul-kumpul di sore hari merupakan ide yang bagus, terutama karena ibu hamil akan cepat lelah dan mereka mungkin ingin tidur pada pukul 9 atau 10 malam. Acara mandi bayi di sore hari merupakan pilihan yang tepat jika Anda berencana mengundang orang-orang dengan anak kecil untuk menghadiri acara tersebut. Hal hebat lainnya tentang acara kumpul-kumpul di sore hari adalah bahwa acara tersebut menghadirkan dalih untuk tema-tema yang unik, seperti minum teh sore. Anda dapat menyelenggarakan pesta bayi di sore hari yang benar-benar spesial, dengan roti lapis yang lezat, biskuit dan kue, stroberi dan produk kocok, serta teh yang lezat. Jika Anda menjadwalkan acara kumpul-kumpul untuk dimulai sekitar pukul 2 atau 3 siang, teman-teman Anda akan memiliki cukup waktu untuk berdiskusi, menikmati permainan, menikmati makanan lezat yang telah Anda siapkan, dan Anda tidak perlu khawatir tentang calon ibu yang kelelahan. Di sisi lain, kebanyakan orang sibuk sepanjang sore, bahkan sore di akhir pekan, dan bagi sebagian tamu, mencari tempat untuk menghadiri acara tersebut bisa menjadi tantangan.
Pesta baby shower malam hari dimulai sekitar pukul 5 atau 6 sore dan, karena pesta akan berlangsung setidaknya beberapa atau empat jam, pesta akan berakhir sekitar pukul 9 atau 10 malam. Saat itu belum terlalu larut dan, jika calon ibu belum benar-benar mendekati tanggal pengiriman – seperti beberapa minggu lagi – ia akan dapat menghadiri pesta tanpa masalah. Manfaat besarnya adalah bahwa di malam hari, orang-orang biasanya benar-benar bebas, sehingga tamu Anda dapat datang ke pesta tanpa kesulitan. Jika Anda menyelenggarakan baby shower malam hari, Anda dapat memilih hari apa pun dalam seminggu, tidak hanya akhir pekan. Karena saat itu malam hari dan orang-orang makan pada waktu itu, Anda mungkin dapat mempertimbangkan untuk tidak hanya menyajikan makanan ringan, tetapi sesuatu yang lebih mirip makanan utama. Anda tidak perlu menyiapkan makan malam resmi – lagipula, ini adalah pesta pribadi, dengan teman-teman dan orang-orang terkasih. Prasmanan dengan dua jenis daging, beberapa lauk, dan salad sudah cukup.
Jangan lupa, tujuan terpenting Anda adalah menjaga calon ibu tetap nyaman dan gembira. Jadi, ajak dia bicara untuk mengetahui kapan dia ingin acara baby shower diadakan.