Para pemimpin telah menemukan bahwa pertemuan di mana pelanggan kelompok secara terbuka terhubung dalam urusan bisnis dan mengambil bagian dalam penyelesaian masalah menghasilkan manfaat yang jauh lebih baik daripada pertemuan di mana orang-orang hanya duduk dan mendengar. Ada beberapa tahap partisipasi dalam pertemuan. Yang paling menarik adalah suasana yang sepenuhnya interaktif. Pemungutan suara dalam sebuah majelis untuk mengambil keputusan merupakan tahap partisipasi, namun pemilihan konsensus atau kompromi menghasilkan dampak dalam keterlibatan yang jauh lebih energik. Ketika rapat memerlukan partisipasi yang lebih besar, ada beberapa hal yang dapat dipilih oleh pemimpin untuk meningkatkan partisipasi kelompok dan keterlibatan anggota.
- Dapatkan masukan mereka tentang topik agenda sebelum konferensi. Hal ini dapat dilakukan di luar rapat dengan mengirimkan usulan agenda melalui surat elektronik untuk meminta tanggapan atau melalui kontak telepon seluler kepada setiap orang segera setelah agenda tersebut dikirimkan. Cara lain untuk mendapatkan masukan mereka adalah dengan menyusun agenda pertemuan berikutnya secara kolektif pada akhir setiap konferensi.
- Dorong partisipasi aktif dengan memasukkannya ke dalam prosedur dasar tim. Bersama-sama menyusun pedoman dasar dan menyampaikannya pada semua pertemuan akan menekankan perlunya keterlibatan penuh.
- Gunakan pemecah kebekuan kecil atau latihan fisik pembentukan tim di awal konferensi untuk membuat orang yang berbicara tidak hadir. Pemecah kebekuan membantu pengguna kelompok untuk mengenal satu sama lain dan meningkatkan tingkat kenyamanan dan kemudahan. Latihan fisik tim atau berpasangan dapat dikaitkan dengan masalah yang harus diselesaikan tim atau masalah utama konferensi.
- Sering-seringlah menjelaskan maksud rapat dan memberi tahu anggota serta bagaimana hal itu memengaruhi mereka atau pekerjaan mereka. Hal ini membantu konferensi menghadapi dilema “apa untungnya bagi saya” dan mendorong bantuan mereka untuk mencapai hasil terbaik dalam pertemuan tersebut.
- Saat melakukan pembangkitan gagasan di majelis, biasanya menggunakan metode brainstorming spherical robin. Prosedur ini memastikan setiap orang bergiliran berkontribusi hingga sebagian besar orang mulai kehabisan akal.
- Membangun lingkungan alami yang bebas risiko dan saling menghormati untuk membuka pertukaran ide dan pemikiran. Salah satu cara untuk melakukan hal ini adalah dengan tidak pernah membiarkan pertanyaan atau masukan seseorang diremehkan – setiap orang dapat memberikan nilai tambah bahkan kepada pendukung iblis sekalipun.
- Gunakan hal-hal yang terstruktur untuk dilakukan atau prosedur ketika memecahkan masalah untuk memusatkan perhatian semua orang pada partisipasi yang setara. Fitur ini mencatat dengan jelas apa yang dikatakan selama pertemuan karena dengan mengamati pandangan mereka yang ditangkap, peserta akan mengetahui bahwa kontribusi mereka dihargai dan mendorong orang lain untuk mengembangkan hal-hal yang mereka lihat dan dengar dalam konferensi.
- Untuk subjek konferensi apa pun yang memerlukan diskusi, rencanakan waktu tambahan untuk memungkinkan setiap orang memiliki waktu berdiskusi masing-masing 2-3 menit. Bersikap positif untuk membujuk siapa pun agar berbagi pemikiran, pemikiran, profesional, dan negatif selama waktu dialog.
- Pertimbangkan untuk mengubah waktu perakitan untuk membangunkan tim. Jika terus-menerus berkumpul setelah makan siang, kemungkinan besar orang terlalu lelah untuk menargetkan dan berpartisipasi. Sedangkan jika rapat dilakukan sebelum makan siang, orang-orang mungkin terlalu lapar untuk mempertimbangkan dan berinteraksi dengan benar.
- Tanyakan kepada tim tentang konsep untuk membuat konferensi jauh lebih interaktif. Pelanggan mungkin memiliki latihan individu yang ingin mereka coba atau taktik yang telah mereka terapkan sebelumnya yang mungkin dapat dimanfaatkan oleh kru. Dijamin untuk mencoba beberapa strategi berbeda dalam pertemuan berikutnya.
Memperhitungkan dan memilih berbagai pendekatan untuk meningkatkan partisipasi dalam pertemuan. Konsep lain yang umumnya disarankan untuk meningkatkan partisipasi adalah dengan menyediakan camilan atau makanan selama konferensi. Camilan di perhimpunan mungkin benar-benar mendorong kehadiran, namun perlu diingat bahwa kehadiran tidak selalu berarti partisipasi yang penuh semangat. Untuk partisipasi yang energik dalam penyelesaian tantangan dan pembangkitan tekad, para pemimpin harus menciptakan lingkungan alami di mana anggota kelompok merasa nyaman berkomunikasi dan berkolaborasi.